Hvordan få en vellykket konferanse?

– Man ønsker gjerne at konferansen skal gi folk gode opplevelser. En god konferanse består som oftest av god service, smakfull mat og flotte fasiliteter, sier salgssjef ved Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Petter Johan Sandven.

Av Marte Nordahl

Sandven poengterer at når man først skal samle folk på en konferanse, er det viktig å tenke på hvorfor man er samlet på et hotell.

– På en konferanse er det sosiale like viktig som det faglige. Sett gjerne av ekstra tid til gode pauser, hvor man får mulighet til å bli bedre kjent med kollegaer og samarbeidspartnere, sier han.

God kunnskap

Gardermoen er et attraktivt sted å holde konferanse av alle typer.

– Vi er vant med store konferanser uke etter uke. Det gjør at vi sitter med en rikelig kunnskap og erfaring, til å håndtere alle de ulike situasjonene som oppstår. Og de er det mange av, sier Sales Manager ved Quality Airport Hotel Gardermoen, Øyvind Abelvik.

Sandven forklarer at sammen med den høye kunnskapen om konferanser, har de også klart å holde på den “gamle” sjarmen som gjør at kundene kommer tilbake år etter år.

Nok kommunikasjon

– I forkant av en konferanse er det viktig med god planlegging, samt nok og riktig kommunikasjon, mellom kunde og alle avdelinger internt på hotellet, sier Sales Manager ved Quality Airport Hotel Gardermoen, Trude Løkke.

For et godt samarbeid, er det også nødvendig å skape gjensidig tillit med kunde, sier Løkke.

– Det er svært viktig å lytte til kunden, slik at man får en grundig nok forståelse for hva de ønsker seg. Gi de gjerne tips eller anbefalinger om de ønsker det, sier Meeting & Event Coordinator ved Quality Airport Hotel Gardermoen, Ellen Sættem- Flattum.

Ellen poengterer at selv om det er mange som er godt vant med å holde konferanser, kan det være noe nytt og usikkert for andre. Det er da deres jobb å berolige dem.

God beliggenhet

Beliggenheten er også avgjørende for mottakelsen av konferansen. Konferansen skal helst være et enkelt og praktisk knutepunkt, for folk som kommer fra øst til vest i landet.

– Gardermoen har en praktisk og flott beliggenhet. Ettersom mange må innom Oslo Lufthavn når de er på reiser i Norden, gjør det veldig enkelt å komme seg hit på en raskest mulig måte, sier Sandven.

På Østlandet er Gardermoen dessuten en ganske rimelig konferanse- destinasjon. Her finner man hoteller for enhver smak og i ulike prissegmenter, alt etter egne preferanser.

God mat 

Sandven forklarer at uansett hvor mye man reiser til vanlig, skal det være ekstra stas å være på hotell. Den gode maten er også noe av det man ser ekstra frem til ved oppholdet.

– Her på Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, har vi et kjøkken som lager mye god lokalmat- og drikke. Vi brygger blant annet vårt eget øl, som gjør at vi knytter oss nærmere lokalmiljøet, sier han.

– Maten er avgjørende for totalopplevelsen. Vi jobber hele tiden med å utvikle oss i takt med samfunnet, og nye behov som oppstår, som for eksempel allergier, sunnere alternativer og økologiske produkter, legger Løkken til.

Fasiliteter 

For at en konferanse skal bli best mulig, er det et stort pluss med gode fasiliteter bestående av fine lokaler og trivelige hotellrom.

I dag er det nærmest en selvfølge at rommene er utstyrt med godt teknisk utstyr. Med mange mennesker, er en balansert og god ventilasjon et must.

– Likeså er det ekstra komfortabelt med romslighet og ekstra takhøyde. En konferanse varer gjerne i noen ekstra timer. Derfor er komfort og god logistikk avgjørende for trivselen. Man vil jo helst at gjestene skal komme tilbake gang etter gang, sier Sandven.

God service 

– Trivelige ansatte som gir deg god service under oppholdet, virker alltid oppløftende, sier Sandven.

– Det kan være noe så enkelt som at de blir møtt med et smil fra alle, uansett hvilken avdeling de jobber i. Likeså at de får rask og god hjelp når de behøver det, sier Sættem- Flattum.

Vårt ønske er at alle skal gå smilende ut døren etter en konferanse, og føle at de har fått positiv påfyll i en hektisk hverdag, sier hun.

Løkke poengterer at løsningsorienterte ansatte på hotellet som ser muligheter for kunden, garanterer fornøyde kunder.

Detaljer avgjør

– Det er de små detaljene som er avgjørende for om vårt hotell bare blir en i rekken, eller om vi blir de som skiller seg ut, sier Sættem- Flattum.

– Veileder man og tar regi på gjester og tidspunkt, slik at man unngår kø underveis i oppholdet, vil den helhetlige opplevelsen bli bedre, sier Abelvik.

Likeså er det viktig å skape en god relasjon med kunden. Besøkende skal føle seg trygge på, at vi vil gjøre alt for at nettopp deres konferanse skal bli vellykket, sier hun.

Rett bemanning og riktige mennesker på jobb er nøkkelen til en magisk konferanseopplevelse, krydret med nydelig mat, blide ansatte og en løsningsorientert attitude, sier Løkke.